Sistemul EDI este un sistem electronic de gestionare a documentelor. Descriere, instrucțiuni și referințe

EDI (Electronic Data Interchange) în limba engleză înseamnă "schimb electronic de date". Înainte ca acest sistem să apară, relațiile comerciale au un drum lung de dezvoltare. Orice companie care a decis să adere la o astfel de formă de documentare de expediere este capabilă să coopereze cu toți membrii sistemului. Pentru un astfel de proces, este necesară instalarea gateway-ului EDI în întreprindere.

Care este scopul acestei forme de comunicare?

Sistemul EDI este capabil să facă schimb de informații de natură comercială (comenzi, livrări, transferuri de bani etc.). Aceasta facilitează o cooperare rapidă între companii în domeniul relațiilor comerciale. Schimbul electronic de date se referă la tehnologii inovatoare.

Avantajele EDI

Sistemul de comandă EDI are mai multe avantaje:

• Toate acțiunile sunt efectuate la nivel automat, fără întârzieri și erori, spre deosebire de introducerea manuală a documentelor.
• Utilizarea procedurilor automatizate mărește viteza și acuratețea colectării datelor necesare și permite firmelor să se concentreze asupra problemelor principale, mai degrabă decât asupra întârzierilor de hârtie.
• Orice comerciant cu amănuntul, furnizor sau companie de logistică efectuează o singură conexiune. Astfel, este oferită o oportunitate nelimitată de a comunica cu costuri minime cu toți participanții. În același timp, sistemele lor contabile, cifra de afaceri și calificarea personalului nu sunt luate în considerare.
• Sistemul EDI poate rezolva situații controversate în care un partener susține că ordinul i-a fost trimis, iar altul - că nu a primit-o. Această situație este comună. În acest caz, sistemul captează toate operațiile și este capabil să furnizeze informații detaliate despre o acțiune cu documentația. Aceasta contribuie la soluționarea rapidă a conflictului.

Ce garantează autenticitatea documentației?

EDI este un sistem electronic de schimb de date. În Europa software-ul său este garantul autenticității documentației care trece prin ea. Falsurile sunt imposibile. Dacă serviciul fiscal este interesat de detaliile anumitor rapoarte, inclusiv de indicatorul TVA, toate datele pot fi extrase din arhiva electronică a sistemului. Dreptul de a efectua tranzacții cu documente în format electronic și nu pe hârtie este stabilit la nivel legislativ.

Exemplu de calcul al eficienței utilizării EDI

Care este nivelul de eficiență al sistemului EDI? Exemplele de calcul servesc ca o confirmare vizuală.

Este ușor de clarificat numărul de acorduri de schimb diferite care trebuie încheiate de participanți într-un anumit caz:

• Pentru șase participanți, se utilizează următorul calcul: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• Pentru 100 de persoane colaborante, calculul este: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

Pe măsură ce numărul participanților crește, creșterea cifrei crește exponențial.

Numărul de utilizatori este egal cu numărul de schimburi, fiecare partener acționează în conformitate cu reguli uniforme și se conectează la o platformă comună. În acest caz, metoda de conectare a altor furnizori nu îi interesează deloc. Furnizorul EDI pentru totul este responsabil de sine datorită unei anumite standardizări a mesajelor.

Să analizăm eficiența economică. Pentru o bază, vom lua o rețea de tranzacționare trimițând 4000 de comenzi pe lună. Comanda manuală a comenzilor are loc într-o jumătate de oră. Sistemul electronic EDI poate face acest lucru în cinci minute. În cazul în care organizația comercială are mai multe mii de furnizori, atunci chiar și o jumătate de oră de economii de timp pe fiecare partener dă un rezultat semnificativ.

Ce gândesc utilizatorii despre un astfel de dispozitiv ca sistemul EDI? Revizuirea circulației electronice a documentelor este lăudată. Utilizatorii susțin că activitatea programului este clară și neîntreruptă. Fără un astfel de sistem, ar fi dificil să se desfășoare afaceri în lumea afacerilor moderne, unde fiecare minut este costisitor.

EDI Providers în Rusia

De exemplu, forma comercială a sistemului din țara noastră este posibilă datorită standardului localizat de schimb de informații actual nivel electronic EANCOM. Există, de asemenea, o structură globală de informații la nivel local și furnizori de servicii care efectuează implementarea tuturor proiectelor de schimb electronic de documente.

În 2004, Comitetul pentru Tehnologie ECR-Rus a organizat o licitație, care a condus la selectarea companiilor care au primit dreptul de a furniza servicii de schimb de documente electronice. Comitetul intenționează să crească în mod continuu numărul furnizorilor. Criteriul principal în alegere este mobilitatea tehnologică în cadrul serviciului EDI, precum și prețul serviciilor furnizate utilizatorilor.

Principala sarcină a ECR-Rus este aplicarea tehnologiilor sistemului EDI nu numai în domeniul întreprinderilor mijlocii și mici.

Comitetul încheie un acord cu toți furnizorii de servicii, care oferă posibilitatea de a controla și sprijini standardele de bază de calitate stabilite de ECR-Rus.

Obligațiile furnizorilor

Furnizorii de sisteme EDI sunt obligați să își externalizeze propria structură IT și să le ofere utilizatorului acces la un centru de procesare care are un nivel ridicat de performanță și fiabilitate. Serviciile sistemului ar trebui să fie disponibile pe tot parcursul anului și în orice moment al zilei.

Spre deosebire de structura IT a cele mai multe companii, centru de prelucrare pentru a asigura alimentarea continuă cu energie de energie electrică, de protecție stratificat împotriva hacking, garantează siguranța informațiilor pentru orice defecțiuni. Timpul pentru care documentul este trimis de la un punct la altul nu trebuie să depășească 10 minute.

Furnizorul este responsabil pentru viteza serviciului, garantează transmiterea mesajelor și verificarea erorilor în acestea. În acest caz, furnizorii comunică prin Internet și contactele directe între utilizatori sunt furnizate prin intermediul unei rețele cu o funcție suplimentară (VAN).

Diferența dintre modelul intern de utilizare a sistemului european

EDI este un sistem electronic de schimb de date. Cum funcționează acest sistem în Rusia? Utilizarea EDI în țara noastră este fundamental diferită de modelul european și american. În aceste țări, forma a apărut în anii `70 ai secolului trecut, iar aici a fost introdusă 20 de ani mai târziu. Prin urmare, furnizorii oferă diferite sisteme de conectare, care depind de nivelul IT al companiei, cantitatea de documente trimise și instrumentele de comunicare. Acest lucru permite fiecărei companii să-și rezolve problemele în cel mai bun mod. Trebuie să vă integrați sistemul contabil și să deveniți proprietarul unei interfețe web care să asigure schimbul de documente cu partenerii de afaceri.

Diverse sarcini și metode de rezolvare a acestora presupun niveluri diferite de conectare și întreținere. Furnizorii din țara noastră servesc atât companiilor mari, cât și partenerilor mici - furnizorilor și clienților.

La început, unele firme cu cifra de afaceri mai mare, atât de interesat în cooperare cu furnizorul de EDI, să-i ofere operațiunile de plată al partenerilor lor pe cheltuiala proprie, sau să introducă o taxă lunară redusă de utilizare a rețelei.

Cerințe de bază pentru furnizorii de servicii

Clientul își stabilește cerințele într-un acord scris. Aceasta indică durata serviciului, suportul, răspunsul la cererea clientului și eliminarea eșecurilor. Alte puncte importante sunt de asemenea fixate.

În mod tipic, furnizorii oferă diferite scheme de conectare la sistem, precum și diferite tarife care depind de nivelul serviciilor de rețea.

Cerințele clientului pot fi mult mai largi decât prevederile de bază stabilite de ECR-Rus.

De exemplu, pentru companiile mari, sunt necesare garanții pentru prelucrarea și livrarea mesajelor, care nu sunt contorizate în minute, ci în câteva secunde. Se presupune că un mesaj nu va fi trimis mai mult de 10-20 de secunde.

Principalele cerințe pentru serviciile furnizorilor includ:

• sprijin pentru toate tipurile de transmisie;
• costul total de proprietate scăzut;
• securitatea conexiunii;
• interoperabilitatea cu partenerii;
• simplitatea instalării și a configurației;
• auditul transmiterii documentelor prin intermediul rețelei;
• Traducerea documentului dintr-un format în altul;
• conectarea rapidă a partenerilor de afaceri;
• localizarea și dezvoltarea software-ului EDI;
• servicii de consultanță, instruire și dezvoltare de soluții în sistem;
• suport tehnic al utilizatorilor.

Gradul de risc în cazul utilizării sistemului

Chiar și cu un furnizor de servicii de încredere EDI, sunt posibile unele modificări interne. De exemplu, multe companii rusești utilizează coduri interne fără a recurge la codul GLN.

Înainte de a utiliza EDI, trebuie să obțineți aceste coduri și să le introduceți în sistem. Riscul de a implementa EDI depinde de nivelul IT. Cu automatizarea dezinteresată, amenințarea va veni din lipsa unui sistem contabil normal.

Riscurile comercianților cu amănuntul ale companiilor mari sunt legate de dezvoltarea slabă a pieței EDI. Frâna de dezvoltare este o legislație, în ciuda faptului că a fost adoptată Legea privind semnătura electronică. Companiile care desfășoară activități în Rusia sunt obligate să arhiveze toate documentele emise pe hârtie. Partenerii din regiuni se tem de forma electronică de a face afaceri și de a le refuza, fără a fi supuși comerciantului.

Costul EDI

În ceea ce privește costul, sistemul EDI nu poate fi costisitor pentru utilizatori, deoarece este conceput pentru a optimiza costurile logistice. Cu toate acestea, pentru companiile mici, o astfel de tehnologie poate părea de neimaginat, dacă acestea nu sunt utilizate pentru cooperarea cu IT, afacerea lor nu este diferită. Este puțin probabil ca astfel de firme să beneficieze de avantaje financiare atunci când utilizează sisteme electronice de schimb de documente.

Ce este inclus în infrastructură?

Infrastructura include rețele dial-up, cabluri, rețele. Internetul în dezvoltarea sferei electronice a oferit o varietate de rețele deschise (BITNET etc.) și rețele specializate intracorporale (EDI-Express General Electric, IBM Exchange Information Exchange Network). Rețelele de backbone au fost răspândite pe scară largă, care diferă în viteză.

Schema de transmisie

Transportul este prin e-mail, Telnet și HTTP. Alte protocoale comune sunt SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

Sistem electronic de gestionare a documentelor EDI poate furniza tranzacții fără utilizarea protocoalelor comune. În țările europene, mijloacele directe de conectare a oțelului VPN (rețeaua privată virtuală), FTP (Protocolul de transfer de fișiere) și EDIINT (EDI pe Internet), precum și rețele cu servicii VAN suplimentare (Servicii cu valoare adăugată).

De asemenea, sunt create două standarde: AS1, care permite transferul documentelor EDI prin protocol SMTP (e-mail), standard AS2, care servește pentru transmisie prin HTTP.

Principiile de bază ale utilizării sistemului EDI pe Internet prin standardele AS1 și AS2:

• secretul informațiilor de la persoane neautorizate - posibilitatea de a se familiariza cu documentele numai de către expeditor și destinatar;
• autentificare - autentificare prin verificarea unei semnături electronice;
• autenticitatea documentului - imposibilitatea de a-și schimba conținutul fără participarea destinatarului;
• notificare sigură - imposibilitatea respingerii mesajului primit.

Bazele XML

Dezvoltarea rapidă a internetului a implicat un număr din ce în ce mai mare de utilizatori în rețea. Cerințele pentru schimbul de documente prin Internet au crescut. Protocolul HTML a încetat să satisfacă solicitările multor participanți.

Cum a fost reformat sistemul? XML EDI a fost aprobat la începutul anului 1998 de către organizația internațională W3C ca o nouă specificație.

XML (Extensible Markup Language) a devenit baza pentru crearea de noi limbi. Există, de asemenea, multe servere Web care folosesc tehnologia XML pentru a organiza informațiile stocate pe ele.

Prin intermediul XML, puteți descrie o întreagă clasă de obiecte de date care au fost denumite documente orientate către o anumită zonă de subiect. Sistemul permite să se determine dacă este permisă introducerea etichetelor și a atributelor lor.

XML a oferit o oportunitate de a atrage clienți ai întreprinderilor mijlocii și mici pe piața electronică. Sistemele existente în lumea modernă a EDI sunt scumpe (de la 10 000 la 100 000 de mii de dolari). Multe companii mici pe care pur și simplu nu le pot permite.

Prezentare și standarde

Acest nivel implică definirea structurii datelor prin sintaxă și semantică. O problemă importantă este crearea de standarde pentru structurarea datelor utilizând standardele bine cunoscute ANSI X.12 utilizate în SUA, EDIFACT UNECE, aplicate în Europa și Asia.