Optimizarea costurilor: plan, activități

Optimizarea cheltuielilor la întreprindere este o etapă necesară și importantă în condițiile unei situații instabile din punct de vedere economic. Să o analizăm în detaliu.

Aspecte-cheie

Pentru a face totul drept și a nu deveni un "tiran și satrap" în ochii personalului, este necesar să înțelegem:

• tipurile și opțiunile existente pentru reducerea costurilor;
• principiile și metodele de planificare a măsurilor de însoțire pentru optimizarea cheltuielilor;
• cele mai eficiente metode de reducere a costurilor din punct de vedere practic;
• modalități de reducere a costurilor materialelor;
• beneficiul reducerii costurilor de transport;
• modalități de alegere a unei strategii de reducere a costurilor;
• principiile de bază ale optimizării.

buget

Adesea, bugetarea este încercată să treacă la un departament a cărui angajați cred că în această chestiune ei nu sunt pe deplin competenți. Cu toate acestea, bugetarea este o etapă importantă. Participarea la aceasta vă permite să obțineți o cantitate mare de informații care este importantă pentru toate departamentele.

Bugetul se formează în mai multe etape:

• Formarea proiectului-plan al viitorului buget;
• examinarea proiectului de buget;
• aprobarea bugetului;
• executarea bugetului;
• analiza performanțelor.

Optimizarea cheltuielilor bugetare este următorul pas după bugetare.

cheltuieli

Optimizarea costurilor este imposibilă fără înțelegerea semnificației termenului "costuri".

Acestea sunt acele fonduri care sunt implicate în formarea profiturilor pentru o anumită perioadă. O parte din costuri sunt acumulate sub formă de produse finite, semifabricate, imobilizări necorporale sau construcții neterminate în activele societății. Schema prezintă o structură simplificată care respectă IFRS.

Pur și simplu, cheltuielile reprezintă o creștere a pasivelor sau o scădere a activelor, ceea ce duce la o scădere a capitalului.

optimizare

Se crede că optimizarea costurilor începe cu o reducere a costurilor la momentul actual. Cu toate acestea, acest lucru nu este în întregime adevărat.

Optimizarea cheltuielilor bugetare la întreprindere nu începe în momentul în care încep să controleze cu strictețe cheltuielile de bani, care se află deja în cont. Din păcate, în acest moment nu există absolut niciun control asupra chestiunii unde provin banii. Atragerea de împrumuturi active, precum și gestionarea numai a cheltuielilor implică o penurie cronică de fonduri în cadrul întreprinderii și apoi - o eventuală faliment.

Eficacitatea acestei proceduri depinde de evidența contabilă și de venituri și cheltuieli. Aceste articole trebuie planificate, iar managementul trebuie să monitorizeze în mod constant cifrele după an, trimestru, lună sau altă perioadă financiară. Există întotdeauna o posibilitate ca proiectele care sunt în prezent costisitoare, pe termen lung, să fie foarte profitabile.

Direcțiile de muncă

Optimizarea costurilor nu înseamnă angajarea în detrimentul intereselor de afaceri. Sarcina de reducere a costurilor ar trebui abordată în cel mai bun mod, prin compararea costurilor și a veniturilor între ele.

Puteți rezolva problema în mai multe moduri:

1. Reducerea costurilor datorate resurselor interne (reducere directă). Aceste acțiuni includ îmbunătățirea productivității, reducerea costurilor materialelor, reducerea costurilor de gestionare, precum și reducerea personalului întreprinderii.
2. Reducerea costurilor de producție (scădere relativă). Acest lucru se poate realiza prin creșterea volumului producției. În acest caz, vor fi cheltuiți mult mai puțini bani pentru un detaliu.
3. Formarea ofertei datorită cercetării de marketing efectuate. În acest caz, creșterea volumului de achiziții de către clienți este stimulată și se formează un aflux de clienți noi.
4. Formarea unei discipline financiare stricte. Într-o astfel de opțiune, un număr limitat de persoane pot da o "cheltuială" pentru cheltuieli.

Programul de optimizare a cheltuielilor bugetare ar trebui să acopere zonele cele mai înguste. Atunci va fi cel mai eficient.

Modalități de optimizare

Planul de optimizare a costurilor poate oferi trei direcții, conform cărora întreprinderea poate merge.

Există o reducere expresă, o reducere a cheltuielilor companiei într-un ritm rapid, reduceri sistematice.

Fiecare dintre metode se aplică într-o situație specifică. Măsurile aplicate în acest sens trebuie să fie în concordanță cu situația actuală și să se bazeze, de asemenea, pe planificarea pe termen lung.

Reducere rapidă

După alegerea unei astfel de metode de reducere a costurilor, este necesar să se oprească de urgență plata costurilor pentru anumite articole. Pentru a determina rezultatul, trebuie să aflați consecințele posibile ale fiecărei metode de optimizare.

Toate costurile sunt împărțite în:

• Prioritate ridicată. Aceste costuri sunt necesare pentru ca întreprinderea să își continue activitățile. Acestea includ plata salariilor către angajați, achiziționarea de materii prime pentru producție.
• Prioritatea. Acesta este costul comunicațiilor mobile, al publicității. Dacă opriți plățile pentru acest articol, atunci activitatea companiei va eșua.
• Acceptabil. Acestea includ beneficii pentru salariați, plata salariului pentru personal. Dacă întreprinderea nu are fonduri disponibile, aceste plăți pot fi suspendate, dar este preferabil să le salvați.
• Inutile. Un exemplu de astfel de costuri poate fi plata unui zbor privat pentru șeful companiei. Anularea acestor cheltuieli nu va afecta negativ activitățile companiei.

Atunci când aleg o reducere expresă a costurilor, mai întâi, ele nu mai plătesc articolul "inutil" și limitează drastic pe cele admise. Primele două categorii nu sunt de dorit să se reducă.

Reducerea rapidă a costurilor

Optimizarea cheltuielilor la întreprindere într-un ritm rapid este posibilă ca rezultat al unui număr de activități. Pentru a reduce în mod eficient costurile, managementul trebuie să stabilească mai întâi ceea ce este salvat.

1. Salvare pe materiale pentru producție și materii prime. Modalitățile de optimizare a costurilor pot fi diferite. Revizuirea contractelor cu furnizorii pentru a obține bunuri la un preț convenabil este cel mai eficient mod de a reduce costurile. De asemenea, furnizorii pot oferi amânări pentru plăți, ceea ce va oferi companiei posibilitatea de a colecta suma necesară fără a obține împrumuturi suplimentare.
2. Analiza costurilor de transport și optimizarea acestui element de cheltuieli. În plus, puteți reduce costurile de energie electrică, telecomunicații. Departamentul de transport poate fi pus la dispoziție pentru externalizare și apoi merge la centrul de logistică, care va face un program de reducere a costurilor de transport. Pentru a reduce costurile de energie electrică controlate de consumul său, monitorizați nivelul de iluminare în întuneric, instalați echipamente de economisire a energiei. Reducerea numărului de angajați încredințați în comunicațiile mobile corporative va reduce semnificativ costurile. Puteți să negociați cu un operator de telefonie mobilă sau cu un furnizor de servicii de telecomunicații cu privire la încheierea unui contract corporativ cu condiții favorabile.
3. Reducerea personalului și reducerea numărului de angajați. Externalizarea și externalizarea reduc în mod eficient costul plăților către personal, iar companiile de recrutare sau departamentul de recrutare internă vor contribui la înlocuirea angajaților ineficienți. De exemplu, nu este necesar să existe un echipament de curățare în stare. Personalul externat va economisi până la 20% din plățile pe angajat.

O altă opțiune este optimizarea costurilor prin scăderea salariilor, dar pentru a oferi beneficii sociale: extinderea listei condițiilor de asigurări de sănătate, furnizarea de angajați cu alimente pe cheltuiala companiei sau cafea gratuită în automatul de vânzare. Studiile arată că investiția în acest caz va fi profitabilă pe termen lung, deoarece va crește loialitatea personalului.

Abrevieri sistematice

După cum reiese din numele acestei metode de optimizare, esența ei constă în realizarea unor măsuri periodice menite să reducă costurile.

1. Managementul investițiilor. Investițiile pe termen lung ar trebui să fie întotdeauna justificate cu atenție. Pentru ca întreprinderea să achiziționeze echipamente noi și mai eficiente, departamentul interesat ar trebui să argumenteze ce beneficii va avea compania atunci când acest proiect se va plăti când va începe să o aducă. Introducerea de noi tehnologii competitive contribuie la dezvoltarea afacerii. Cu toate acestea, atunci când decide să cumpere ceva, managementul trebuie să-și amintească obiectivul principal - reducerea costurilor.
2. Gestiunea achizițiilor. Aceasta constă în căutarea periodică a noilor furnizori care oferă bunuri de calitate la prețuri mai avantajoase.
3. Gestionarea proceselor de afaceri. "Managementul brusc", atât de inerent în țara noastră, afectează foarte mult principiile de a face afaceri. Din punctul de vedere al noilor metode, atunci când se organizează procese de afaceri, se recomandă să se uite la producție din partea cumpărătorului. Realizați analiza procesului. Șeful întreprinderii ar trebui să se întrebe, cumpărătorul o va plăti? Clientul nu va dori să plătească pentru mișcarea mărfurilor, deconectarea timpului, re-echiparea producției fără modificări, îmbunătățirea produsului. Prin urmare, aceste costuri trebuie fie reduse cât mai mult posibil, fie eliminate complet.

Reguli de optimizare

La elaborarea unui plan de acțiune pentru optimizarea costurilor, trebuie reținut faptul că o soluție situațională la problema nu este întotdeauna cea mai bună alegere. Reducerea costurilor este o activitate de rutină, a cărei executare zilnică ar trebui să devină un obicei bun.

În urma regulilor de optimizare, puteți obține efectul maxim cu cea mai mică pierdere.

1. Costurile nu trebuie întotdeauna reduse, adesea trebuie să fie gestionate eficient. Uneori, pentru a reduce costurile totale, este necesar să se mărească costul într-o anumită direcție.
2. Costurile sunt minimizate pentru a obține cele mai bune rezultate. Regulamentul de eficiență prevede că o unitate de costuri trebuie să asigure neapărat rezultatul maxim.
3. Costurile sunt întotdeauna - fie acțiunea, fie inacțiunea.
4. În chestiuni legate de cheltuieli, nu există deloc. Lăsați angajații companiei să vă supărați de raportul privind utilizarea unei duzini de pixuri pe lună. Dar, obișnuiți-vă cu o atitudine atentă la lucruri mici, ca rezultat, ei vor putea vedea creșterea salariului sau îmbunătățirea condițiilor de muncă.
5. Nu este întotdeauna utilă aspirația de a minimiza costurile. Optimă poate fi o ușoară reducere a costurilor și menținerea lor la nivelul cerut.
6. Optimizarea cheltuielilor bugetare este imposibilă fără investiții financiare.
7. Există un fel de cost care evită pierderile chiar mai mari. Acestea includ asigurarea, angajarea de securitate, instalarea de alarme, îmbunătățirea calității produselor.
8. Procesul ar trebui să includă toți angajații companiei, dar fiecare trebuie să aibă sarcina proprie, importantă pentru el.
9. Atenția nu este inutilă. Gândul, alunecarea în cap sau suspiciunea care a apărut ca urmare a citirii raportului, face necesară analizarea indicatorilor mai adânc și aproape întotdeauna duce la o reducere a costurilor.
10. Optimizarea cheltuielilor ar trebui să se facă în mod constant. Produsele noi afectează profiturile companiei. Apărând brusc și brusc dispărând neobservate, pot provoca daune semnificative asupra bugetului întreprinderii. Costurile de urmărire ar trebui să fie o sarcină obligatorie, raportarea cu privire la implementarea cărora este prezentată conducerii generale a companiei.

Optimizarea veniturilor și cheltuielilor - proceduri care merg mână în mână. Cheltuielile necontrolate nu vor aduce profituri companiei, iar creșterea profitului este direct legată de controlul costurilor.

Confuzie în termeni

Programul de optimizare a costurilor, elaborat de departamentul financiar, conține adesea elemente care nu se aplică costurilor.

Pentru a realiza cel mai eficient program, echipa de management trebuie să înțeleagă diferența dintre tipurile de costuri.

De exemplu, costurile de control bazate pe PL (contul de profit și pierdere) nu vor fi considerate gestionarea costurilor.