Înregistrarea și întocmirea actului: un eșantion, reguli și caracteristici

În sens larg, un act este înțeles ca o categorie de documente care au un sens normativ (forța juridică) și sunt formalizate conform regulilor stabilite. Acest termen este utilizat pe scară largă în sfera juridică pentru a se referi la decizii, acțiuni, ordine. Cu toate acestea, acesta nu este în nici un caz singurul domeniu de activitate în care este necesar un act. Forma documentului este utilizată pe scară largă în contabilitate, raportare, financiar și în alte domenii.

Specificitatea conceptului

După cum sa spus mai sus, conceptul de "act" este folosit în sfera juridică. În acest domeniu, termenul nu apare ca desemnarea unei specii, ci ca o definiție generică a unui grup de documente. De exemplu, Constituția, decretele președintelui, decretele guvernului și alte organe de stat, autorități regionale, municipale sunt menționate în acte legislative. În domeniul relațiilor juridice civile, acest grup de documente este de asemenea utilizat. De exemplu, actele confirmă anumite evenimente - moartea, nașterea, căsătoria, schimbarea numelui, numele, adopția. În conformitate cu aceasta, cetățenilor li se acordă certificate privind cererile lor. În practica internațională se folosesc și acte. Sunt acorduri, convenții, tratate etc.

Activități organizatorice și administrative

În cadrul său, este adesea redactarea actelor și alte documente. Responsabil pentru aceasta poate fi mai multe persoane (ca parte a unei comisii speciale) sau un subiect autorizat. De regulă, compilarea unui act se datorează necesității de a repara acest sau acel eveniment sau fapt. În mai multe cazuri, documentul este documentat de un inspector sau de un auditor. De exemplu, în timpul unei investigații privind accidentele industriale întocmirea unui act de inspecție. Documentul poate fi întocmit pe baza rezultatelor testării unui nou produs sau a unui eșantion, după acceptare și transfer, stabilirea unei liste a valorilor mobiliare supuse distrugerii și așa mai departe.

nuanțe

Datorită faptului că elaborarea actului se realizează prin fixarea diferitelor aspecte ale activității funcționarilor și a întreprinderilor, activități de documentare și evenimente în diverse sectoare, o singură formă universală nu există. Documentul este întocmit ținând cont de circumstanțele specifice. În anumite situații, sunt furnizate formulare unificate. Acestea sunt considerate standard și nu pot fi modificate de o organizație sau de un funcționar.

Procedura de redactare a actelor

În ciuda faptului că documentele sunt utilizate în diferite sfere și pot avea propriile lor specificități, ele sunt prezentate cu o serie de cerințe generale. Regulile de elaborare a unui act obligă entitatea însărcinată cu înregistrarea să includă următoarele cerințe în formularul:

1. Numele organizației-mamă (dacă există).
2. Numele întreprinderii în care este întocmit documentul.
3. Numele formei formularului (în acest caz, "Actul"). În funcție de eveniment sau de fapt, se adaugă o scurtă descriere la nume. De exemplu, aceasta poate fi implementată elaborarea unui act de lucru efectuat, acceptarea-transfer și așa mai departe.
4. Locul înregistrării.
5. Text.
6. O referință la prezența unei aplicații (dacă există).
7. Semnătura și data emiterii.
8. Indicele de înregistrare.

În unele cazuri, documentul trebuie să conțină alte cerințe. De exemplu, întocmirea unui act de inspecție implică includerea sub forma informațiilor despre auditori, semnăturile acestora, note despre familiarizare. Pe unele documente trebuie să existe o ștampilă de aprobare sau aprobare, un sigiliu al întreprinderii sau al persoanei responsabile.

Specificitatea proiectului

Elaborarea unui act (în lipsa unei forme unificate) se realizează pe foaia A4. Titlul este o scurtă descriere a evenimentelor sau faptelor înregistrate. Cerințe stricte la aceasta, legislația nu impune. Când proiectați, trebuie să monitorizați consecvența cuvintelor. Este posibil să se formuleze un titlu folosind substantivul verbal (cazul prepozițional) și prepositionul "o". De exemplu, actele de / despre:

1. Pierde și distruge certificate și treceri.
2. Investigarea accidentelor industriale.
3. Normalizarea muncii.
4. Echipamentele instituțiilor de învățământ.

În alte cazuri, titlul poate fi desenat cu ajutorul unui substantiv verbal, pus în cazul genitiv. De exemplu, actele de acceptare a lucrărilor, emiterea de documente, verificările performanței contract colectiv, pregătirea activităților de proiectare și estimare și așa mai departe.

introducere

De regulă, actul include părțile introductive și care menționează. Primul indica:

1. Motivele în care compilarea unui act. Iată detaliile documentului administrativ sau de reglementare, este dată instrucțiunea verbală a șefului. Sarcina planificată poate servi drept bază.
2. Componența comisiei. În această parte, este necesar să se indice numele posturilor, numele complet al președintelui și membrii grupului de lucru. În unele cazuri, comisia poate include reprezentanți ai întreprinderilor externe. În acest caz, lângă indicarea poziției este prescrisă numele organizației, în numele cărora acționează.

Liniile separate în partea introductivă indică numele subiecților care au participat la redactarea actului. Cuvintele „Membrii Comisiei“, „de bază“, „președinte“, „Prezent“ și așa mai departe. Sunt capitalizată de la începutul marginea din stânga a formei, și să rămână deschise.

Partea de constatare

Acesta descrie sarcinile și obiectivele documentării, natura și descrierea activităților desfășurate, metodele și timpul petrecut în cadrul acesteia. De asemenea, sunt înregistrate faptele stabilite în procesul de implementare a activității planificate. Dacă este necesar să documentați mai multe evenimente, atunci textul este împărțit în numărul corespunzător de puncte. Dacă este necesar, conform faptelor constatate, sunt prezentate concluzii, precum și propuneri privind faptele revelate. Dacă sunt prezentate în forma administrativă, actul trebuie să conțină o indicație a termenelor limită pentru îndeplinirea cerințelor prescrise. În cazul în care un astfel de document este întocmit de o persoană autorizată a unei organizații terțe (de exemplu, un organism de control), acesta este pus la dispoziția șefului întreprinderii inspectate pentru a fi inspectat în baza semnăturii.

în plus

În final, este indicat numărul de copii ale actului. Numărul lor este determinat de necesități practice sau documente normative. De exemplu, prepararea unui act de cazuri extrădare utilizare temporară se efectuează în 2 exemplare, dintr-un material de pathfinding nedetectate care epuizate, întreprinderile, trebuie să treacă hârtia privind depozitarea publică, -. La 2, nicio transmisie - la 1- m copii. Dacă trebuie să desenați aplicații, documentul este legat de acestea.

semnare

Autograful este realizat de inițiator și de persoanele care au participat la formularea actului. Dacă situația este înregistrată de comisie, atunci în recuzita "de semnătură" nu ar trebui să fie indicate posturile membrilor săi, ci distribuirea atribuțiilor lor în cadrul grupului de lucru. Președintele pune mai întâi semnătura. După aceasta, membrii comisiei sunt semnat în ordine alfabetică. Dacă cineva are observații cu privire la proiectul documentului, acesta a pus o notă corespunzătoare. Imediat, concluziile sunt prezentate într-o formă separată. Dacă observațiile sunt de dimensiuni reduse, ele pot fi scrise în act. În concluzie, puneți data. Momentul întocmirii actului poate fi diferit. Legislația nu conține instrucțiuni generale în acest sens. Unele documente sunt întocmite direct în momentul dezvăluirii faptelor. Este nevoie de câteva zile pentru a compune alte acte. Cu toate acestea, documentul introduce un număr de calendar în care proiectul a fost finalizat.

aprobare

Pentru anumite tipuri de acte este obligatorie. Aprobarea este efectuată de conducerea acestei organizații sau a unei organizații superioare, documentul administrativ al căruia a devenit baza pentru procesarea lucrării. Bara corespunzătoare este necesară în actele care prescriu comiterea anumitor acțiuni. Se pune pe prima foaie, în colțul din dreapta. De regulă, gâtul arată astfel: "Eu aprob". Lângă acest cuvânt este semnătura oficialului.

Dispoziții finale

Presa acționează ca o cerință suplimentară, care conferă documentului un efect juridic. Pentru unele acte, este obligatoriu, pentru alții este recomandat. Cu toate acestea, în practică, tipărirea este de obicei prezentă pe aproape toate formele emise de întreprindere. Prezența sa evită diverse probleme, inclusiv cele legate de autenticitatea documentului. Certificatul de acceptare a lucrărilor executate, obiectele realizate prin construcție și așa mai departe sunt certificate. În documentele care trebuie să primească aprobarea unui funcționar de rang înalt, impresia se pune pe fretboard. Legislația obligă persoanele care au participat la înregistrare să se familiarizeze cu actul. În același timp, ei și-au pus liste lângă marca corespunzătoare, decodificarea și data.

constatări

Prin urmare, redactarea actului este efectuată în conformitate cu regulile generale stabilite de păstrare a evidenței. În Rusia există standarde de stat, în care este stabilită o listă de rechizite care trebuie să fie prezente pe toate documentele oficiale. Se plasează mărci, linii, inscripții, vulturi în funcție de specificul evenimentului care urmează să fie stabilit, caracteristicile industriei și domeniul de aplicare al organizației. De regulă, există un birou de conducere la întreprindere. Angajații săi sunt autorizați să efectueze înregistrarea documentelor, acceptarea și expedierea documentelor, verificarea corectitudinii acestora. Elaborarea actelor, însă, nu este prerogativa exclusivă a serviciului intern. Înregistrarea acestor documente poate fi efectuată de organizații terțe. De exemplu, ar putea fi o inspecție fiscală sau altă inspecție de control. Între timp, indiferent de cine elaborează actele, documentele trebuie să îndeplinească cerințele generale stabilite de norme. În absența oricăror detalii obligatorii, lucrarea va fi considerată nulă, fără efecte juridice.