Reguli de corespondență de afaceri prin e-mail. Scrisoare de afaceri: o mostră. Cum să trimiteți un e-mail prin e-mail

În ultimii zece ani, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele căi de comunicare în afaceri. Astăzi este dificil să găsești o persoană care să nu folosească poșta electronică în practica comunicărilor interpersonale. În ciuda acestui fapt, mulți oameni se întreabă astăzi: cum să trimiteți un e-mail prin e-mail

Acest articol descrie regulile corespondenței de afaceri prin e-mail, iar sfaturile practice prezentate în articol vor ajuta la învățarea comunicării corecte de afaceri la compunerea mesajelor de poștă electronică.

Mulți încep ziua lor de lucru cu verificarea căsuței poștale pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți oameni nu știu cum să folosească în mod corespunzător limba de corespondență de afaceri, luând e-mail-uri pentru un mod informal de a comunica.

Datorită vitezei de livrare de e-mailuri facilitează schimbul de documente oficiale importante, formulare, aplicatii, dar aici oamenii fac greșeli atunci când trimiterea de email-uri. Foarte des se întâmplă că, în pregătirea unui schimb de e-mail cu orice dosar destinatar din orice motive nu constituie eseurile însoțitoare și nu se potrivesc temei, ceea ce ar putea complica activitatea beneficiarilor. Scopul acestui articol pentru a răspunde la întrebarea: cum de a trimite un e-mail și să respecte toate regulile de comunicare de afaceri scrise prin intermediul e-mail?

Când compuneți e-mailuri, toate câmpurile trimise trebuie completate

Reguli de corespondență de afaceri prin e-mail solicita expeditorului să completeze toate câmpurile furnizate în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorului. Asigurați-vă că descrieți un subiect care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, de la subiectul descris corect depinde soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei indicate în ea. Un e-mail de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - acest simplu afișaj de respect pentru destinatar este foarte important în corespondență. După salutul ar trebui să fie urmată de textul, care se numește „corpul scrisorii“, iar în cele din urmă a lăsat o semnătură, de exemplu, „Toate cele bune, Brice Peter Ivanovich.“

Salut în corespondența de afaceri

În acest moment ar trebui să ne ascuti în continuare se concentreze, ca un gest de respect este foarte important în fiecare aspect al comunicațiilor de afaceri. Fraza optimă de întâmpinare este "Ziua bună" sau "Bună ziua". corespondenta de afaceri prin e-mail expeditor limite în utilizarea expresiei „Bună ziua“ sau „Bună dimineața“, ca destinatarul poate citi scrisoarea de mult timp după primirea acesteia. De asemenea, nu este corect să se folosească în salutul expresiilor vernaculare folosite în comunicare informală.

După cuvintele sau expresiile de bun venit ar trebui să fie făcută la destinatar prin numele și patronimicul, ca și în cazul în care numele expeditorului este necunoscut, acest punct poate fi omis. După cuvântul de bun venit, puteți trece la afirmația cu privire la scopul scrisorii.

Fișiere atașate în corespondența de afaceri prin e-mail

Dacă scopul principal al scrisorii este nu numai narațiunea scrisă și afirmația asupra fondului, ci și trimiterea dosarului, este mai bine să atașați mai întâi obiectul trimis. Se întâmplă de multe ori că mulți expeditori, din cauza lipsei de atenție, care au declarat esența problemei în textul scrisorii, uită să atașeze investiția necesară. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a expeditorului unei scrisori de afaceri.

Adresa de e-mail trebuie să fie ușor de recunoscut și concis

Regulile corespondenței de afaceri prin e-mail obligă expeditorul să aibă un nume electronic recunoscut, care trebuie să aibă în sine informații adevărate despre numele expeditorului. Nu este vorba de scrisori și adrese oficiale, atunci când adresa electronică indică expresii sau cuvinte neoficiale, de exemplu, adresa electronică "limon_petya". Pare foarte incontestabil pentru un adult. Pentru a efectua corespondența de afaceri, este mai bine să creați un e-mail separat și să urmați eticheta corespondenței de afaceri prin e-mail.

Utilizând funcția Răspuns rapid (Răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior

Răspuns Funcția sau de răspuns (în formă prescurtată se pare ca :) Re ajută utilizatorul o modalitate rapidă de a răspunde mai devreme trimis la expeditorul mesajului. Această funcție are de asemenea o ocazie universală de a citi corespondența anterioară cu interlocutorul pentru tema dată. Dar regulile de corespondență de afaceri prin e-mail necesită expeditorul pentru a redenumi subiectul scris de afaceri, în cazul în care în momentul discuției corespondenței sunt schimbate.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, trebuie să verificați greșelile de scriere și semnele de punctuație

E-mailul simplifică schimbul de informații, dar corespondența de afaceri nu trebuie să neglijeze regulile din limba rusă, deoarece o eroare neglijentă poate afecta autoritatea expeditorului. Înainte de a trimite scrisoarea, trebuie să consultați textul de mai multe ori și să verificați cu atenție prezența erorilor opografice și de punctuație. Mulți clienți de poștă electronică au o funcție de verificare a ortografiei, deci acordați atenție cuvintelor subliniate de linia roșie. Dacă vă îndoiți de corectitudinea ortografiei, ar trebui să cereți ajutor pe Internet sau să verificați ortografia cu un dicționar de ortografie.

Câmpul de destinație trebuie completat în ultimul loc

Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate ale adresei de destinație a unei scrisori de afaceri ar trebui să fie finalizată în nick-ul de timp înainte de a trimite. Această regulă este, de asemenea, inclusă în elementele de bază ale corespondenței de afaceri prin e-mail. Se întâmplă că atunci când completați câmpurile de destinație de e-mail pentru a oferi o listă de utilizat anterior de către beneficiar, acesta ar trebui, de asemenea, ascuți se concentreze lor, pentru a nu trimite din greșeală o scrisoare de afaceri întocmit de către destinatar.

Structurarea unei scrisori de afaceri

Regulile de structurare a textului se aplică nu numai purtătorilor de hârtie, ci și regulilor de corespondență de afaceri prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil ca destinatarul să citească volume mari de mesaje text pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, este necesar să rupă textul în paragrafe mici generate în mod logic și să nu permită scrierea de propoziții complicate în textul scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții într-o scrisoare de afaceri nu trebuie să fie mai mult de cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri ar trebui declarată pe fond

În plus față de subiectul scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat de prima și a doua teză formulată clar a textului principal. Sarcina expeditorului este de a preciza la începutul literei esența problemei sau a întrebării, pe care îl adresează destinatarului. Prima teză trebuie să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Exemplu: "Vă informăm că termenii obligației contractului nr. 45 din 02.01.2017" Cu privire la furnizarea de materiale vrac "se apropie de final. Pentru a reînnoi contractul, trebuie să depuneți un al doilea pachet de documente. " Datorită acestui scop, beneficiarul are posibilitatea de a înțelege ideea principală a unei scrisori de afaceri. Dacă textul literei este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția atașamentului obiectului ca atașament sub forma unui document text, dar cu câmpul de text trebuie să lăsați eseul însoțitor care luminează litera de afaceri. Exemplu: "Vă trimitem o copie electronică a scrisorii companiei Makstroy LLC pentru referință. Vă rugăm să vă informați cu privire la prelungirea contractului nr. 45 din 02.01.2017 "Cu privire la furnizarea de materiale libere" până la data specificată în scrisoare. "

Fiecare e-mail de afaceri ar trebui să răspundă

Există exemple negative de corespondență de afaceri, atunci când destinatarul ignoră o scrisoare de afaceri din orice motive. Uneori, pot exista într-adevăr cazuri în care răspunsul nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, perioada de timp pentru rezolvarea unei probleme poate dura mai multe zile sau destinatarul este în proces de gândire și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, ar trebui să existe un scurt comentariu în acest sens, de exemplu, "Bună ziua, Peter Ivanovici. Am primit scrisoarea, dar până acum îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consulte cu conducerea superioară. Voi raporta problema la CEO-ul companiei noastre și vom da un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Sincer, manager de vânzări, Belov Ivan Gennadievich. "

Este demn de amintit faptul că în cazul în care nici un răspuns este dat în termen de trei zile lucrătoare, faptul că tăcerea scrisorii de afaceri beneficiar poate fi estimată ca neglijarea sau refuzul de a comunica cu expeditorul.

Când compuneți scrisori de răspuns, trebuie să răspundeți la toate întrebările

În cazul în care scrisoarea este adresată unui destinatar trebuie să pună la îndoială caracterul, în momentul elaborării scrisorii ar trebui să ofere răspunsuri la întrebări de prioritizare, care este prezentă în textul rezultat al scrisorii de afaceri. Dacă au fost adresate întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri specifice. Când scrieți o scrisoare, răspunsurile nu trebuie să fie numerotate, trebuie doar să indicați ideea în ordine. Pentru a răspunde la toate aceste întrebări, trebuie mai întâi să re-citit de mai multe ori a primit o scrisoare de afaceri, și dacă există prea multe întrebări, este cel mai bine să le scrie separat, pentru a evita lipsă. Dacă nu vă poate oferi un răspuns la unele dintre aceste întrebări, este necesar să se sublinieze că în acest moment, indiferent de motiv, răspunsul nu poate fi dat.

Nu abuzați abrevieri, design emoțional și litere mari

Există exemple negative ale corespondenței de afaceri, în cazul în care acesta este diluat expeditorii, folosind semne informale în formă de zâmbete. Utilizarea lor este popular la rețele sociale, dar regulile corespondenței de afaceri nu binevenite astfel de display-uri de emoție, pentru că destinatarul nu poate cunoaște adevărata lor valoare, și să le accepte ca de neînțeles pentru el un set de erori de punctuație.

De asemenea, este necesar să refuzați scrierea unui text cu majuscule. Pe Internet un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „strigând fraze“ și astfel de fraze adesea transporta o culoare negativă. Primitorul, atunci când citește o scrisoare electronică de afaceri, poate considera un asemenea font negativ, ceea ce va avea un efect negativ asupra percepției semnificației. În cazul în care o scrisoare de afaceri este necesar să se sublinieze importanța unui punct, să utilizeze mai eficient fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că aveți nevoie pentru a oferi un pachet de documente pentru prelungirea contractului nu mai târziu de 10/02/2017 ani,“ sau „Vă rugăm să rețineți că documentele pentru prelungirea contractului ar trebui să fie depuse până la 10.02.2017. "

Nu trimiteți informații sensibile prin e-mail

Pentru a transmite informații personale sau confidențiale este mai bine să renunțe la conturile de e-mail, deoarece există un risc de interceptare de informații hackeri pentru a utiliza pentru propriile lor scopuri. Aceste informații pot include: numere de telefon, parole de carduri de credit, conturi bancare personale, etc. Este important să ne amintim că informațiile sunt stocate pe agentul de e-mail server și în cazul hacking poate fi furat ...

La sfârșitul scrisorii trebuie să fie semnătura expeditorului

După cum am menționat mai devreme, fiecare scrisoare trimisă trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii cutiilor poștale introduc funcția blocului de semnătură, în care puteți introduce datele despre post, nume și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va fi afișat automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va simplifica introducerea textului. Este important să elaborați corect o semnătură, astfel încât destinatarul să aibă ocazia să răspundă corect expeditorului, atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură poate arăta astfel: "Cu stimă, Șef departament vânzări Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000 ".

Realizând concluzii, se poate observa că pentru a înțelege modul de desfășurare a corespondenței de afaceri prin e-mail, nu este nevoie să învățați elemente suplimentare și complexe. Este necesar doar să respectați regulile elementare ale etichetei și să respectați normele din limba rusă.