Componentele e-mail: din punct de vedere al utilizatorului, punct de vedere tehnic, în corespondență de afaceri

Trimiterea prin e-mail, datorită unui număr mare de avantaje față de scrisorile de hârtie, a devenit de mult unul dintre principalele tipuri de comunicare. Cu toate acestea, ca multe alte inovații tehnologice, acest tip de comunicare are propriile reguli. În ciuda faptului că comunicarea prin e-mail prin Internet a devenit o parte integrantă a multor sfere ale vieții, majoritatea utilizatorilor nu vor fi în măsură să răspundă la întrebarea a ceea ce constituie componente ale unui e-mail.

Structura e-mail-ului din perspectiva utilizatorului

Mesajele electronice în același timp și similare, și foarte diferite de cea mai veche generație de scrisori de hârtie vechi. Dar indiferent de serviciul de poștă electronică, structura e-mailului este întotdeauna aceeași. Să enumerăm componentele e-mailului, descriind pe scurt fiecare dintre ele:

1. Câmpul "Pentru". Acest câmp specifică adresa destinatarului. Dacă există mai mulți destinatari, separați-i cu punct și virgulă.
2. Rubrica "Subiectul literei". În multe servicii de e-mail, este considerat obligatoriu. Și va fi mai ușor pentru utilizatori să găsească o literă dacă subiectul este corect indicat în ea.
3. Corpul scrisorii. Corpul literei este textul principal.

Elemente ascunse de e-mail

Am analizat structura vizibilă a scrisorii. Dar în plus față de elementele vizibile cu ochiul liber, următoarele componente pot fi atribuite și componentelor e-mail:

• de la care (acest câmp este completat automat);
• copie (în plus față de destinatarul principal, o copie a scrisorii este trimisă altcuiva);
• o copie ascunsă (folosită în cazul în care o copie a scrisorii trebuie trimisă fără a informa primitorul despre aceasta);
• investiții.

E-mail componente din punct de vedere tehnic

Din punct de vedere tehnic, orice e-mail include și următoarele componente:

1. Antetele sau, așa cum se mai numesc, plicuri ale protocolului SMTP. Aceste anteturi pot face parte din corpul scrisorii și nu pot fi incluse în ea. Asta este, este posibil ca serverul de mail să aibă mai multe informații decât cele indicate în corpul mesajului. Antetul conține adresele expeditorului, destinatarii și adresa nodului de trimitere.
2. Mesajul propriu-zis, care în limba protocoalelor SMTP se numește Date. Aceasta, la rândul său, este împărțită în:

• titlul scrisorii - prin analogie cu mesajul de hârtie conține informații despre serverele de mail care au trecut scrisoarea și alte informații;
• corpul scrisorii este textul scrisorii în sine.

Structura de e-mail pentru corespondența de afaceri

Dacă până acum era o chestiune de structura de E-mail de la un punct de vedere tehnic, acum ia în considerare elementele compilate în mod corect de e-mail pentru serviciu, deoarece fiecare companie care se respecta este încercarea de a se conforma cu standardele general acceptate de comunicare.

Deși există un număr mare de clasificări diferite ale mesajelor electronice, ele sunt împărțite în două grupuri în funcție de structura de proiectare. Primul grup - scrisori de comunicare, sunt folosite în cursul muncii. Al doilea este scrisori de acord: mesajele care rezumă întâlnirea indică termenele limită pentru desfășurarea activității și alte aspecte importante pentru a explica acțiunile cerute de fiecare dintre părți.

Să prezentăm separat componentele fiecărui tip de e-mail.

Scrisoare de comunicare

Structura sa trebuie să includă:

1. Subiectul scrisorii. În acest domeniu, este mai bine să indicați exact ceea ce vă așteptați de la partea gazdă, de exemplu, să fiți de acord cu timpul de întâlnire, o listă de întrebări pentru examinare și așa mai departe.
2. Bine ai venit. Chiar dacă scrisoarea este programată să fie trimisă mai multor persoane, etica comunicării de afaceri presupune un salut obligatoriu al destinatarilor.
3. Conținutul mesajului. Textul real de e-mail, în care cererea este cât mai specifică posibil.
4. Semnătura corporativă. Un element pe care mulți îl uită. Șablonul de semnătură corect compus include numele și titlul autorului, informații de contact (număr de telefon, linkuri către site-ul companiei, e-mail, etc.). Semnătura poate varia în funcție de regulile și regulamentele adoptate de organizație.
5. Câmpurile "Pentru" și "Copiere". Acestea nu sunt listate ultima dată accidental - completându-le în ultimul loc, excludeți posibilitatea trimiterii unui mesaj neterminat sau neconfirmat.

Scrisoare de acord

După cum sa menționat deja mai sus, acest tip de e-mail este folosit pentru a rezuma întâlnirea, a desemna un plan de acțiune pentru fiecare parte și a stabili termene limită. Aceste scrisori sunt un fel de "protocol" al întâlnirilor și vă permit să structurați convenabil informațiile. O scrisoare de acest tip este construită în conformitate cu planul:

1. Bine ai venit. Dacă numărul participanților la întâlnire, ale căror rezultate sunt rezumate în scrisoare, a fost mic, puteți să le afișați pe toate după nume sau să utilizați un tip de felicitare generalizat.
2. Repetați scopul reuniunii, rezultatele acesteia fiind rezumate în scrisoare.
3. Lista problemelor discutate în timpul întâlnirii. Pentru fiecare întrebare sunt indicate acordurile, deciziile și termenele de executare convenite.
4. O listă de întrebări care nu necesită o soluție urgentă, dar nu le puteți trece cu vederea.
5. Clarificarea opiniei participanților la întâlnire - este totul luat în considerare?
6. Semnat de șablon.