Cum se coase documentele cu fire: instrucțiuni pas cu pas

"Numarat si numarat in numarul de" numar de foi ", poate, doar asta vine in minte cand vine vorba de necesitatea de a coase documente. Cum să coaseți documente? Cel nou-venit prezintă imediat o grămadă de hârtii strâns legate banc,

Cu toate acestea, nu totul este la fel de simplu și superficial la fel cum pare la prima vedere. Ce trebuie să știți pentru a nu face greșeli în această problemă dificilă? Cum să coaseți corect documentele cu fire într-o fotografie? Aceste întrebări vor fi examinate în detaliu în instrucțiuni pas cu pas.

De ce să coaseți hârtiile în mod vechi?

Există destul de multe structuri de stat în care pot fi necesare documente care nu sunt cusute prin metoda fabricii, dar manual, cu ajutorul firelor. Aceasta este, în primul rând, inspecția fiscală, arhiva, documentele sunt cusute împreună cu firele, atunci când primesc documentele de înregistrare a antreprenorilor individuali, înregistrarea unei persoane juridice sau înregistrarea lucrărilor pentru o ofertă. Cum se cochetează corect documentele, se afișează numărul fotografiei 2. De obicei se utilizează un fir strâns și un ac gros.

Se crede că titlurile, așa depuse în acest fel, este mai greu de pierdut, de a forja sau de a înlocui coli. Unele organizații, datorită acestui fapt, folosesc această formă de "bunic" pentru legarea documentelor importante. Există un alt argument - uneori, lucrările sunt strict confidențiale, iar managerii, frică de publicitate sau de influența concurenților, au încredere în acest lucru numai persoanei inspectate, în consecință, refuză ajutorul firmelor specializate.

Important!

documente legate, incorecte pot provoca refuzul de înregistrare sau re-înregistrare a întreprinderilor, acceptarea documentelor de la arhiva, duce la eliminarea organizației din competiția pentru licitație, pentru a influența decizia autorității de supraveghere în cazul controalelor organizației.

Există norme uniforme?

Până în prezent, nu există reguli clare ca documente capsate pe un singur fir de model. Există doar recomandări și instrucțiuni. Practic întreprinderile sunt evoluții Rosarkhiv metodologice, care au fost aprobate prin Ordinul nr 76 din 2009, cerințele GOST „Hârtiile și arhivare“, precum și instrucțiunile Băncii Centrale a Rusiei.

Etapa pregătitoare

Toate documentele care urmează să fie cusute trebuie să fie previzualizate, dacă există urme de creion, acestea trebuie șterse. Este important să tratați cu grijă fiecare pagină, să excludeți lipirea între ele, să asigurați o secvență logică și corectă a documentelor din coș. Este necesar să scapiți de elemente ascuțite, pini, capse sau capse, pot deteriora firul de fixare și pot duce la pierderea documentului. Paginile de numerotare au nevoie de un creion simplu negru, în colțul din dreapta, nu este permisă utilizarea cernelei, inclusiv a culorii. Nu puteți număra prea aproape de textul unui document, mai ales dacă îl suprapuneți. Numai partea frontală a foii este numerotată. Volumul total al documentului lipit nu trebuie să depășească 250 de coli, iar înălțimea documentului încrucișat și numerotat este de 4 centimetri. Un exemplu de modul de coasere a documentelor cu fire este afișat în fotografie.

Următoarea etapă de pregătire este selectarea instrumentelor. Pentru a coaia corect documentele cu filete, veți avea nevoie de: filete speciale, fire speciale, carton, ca în fotografie. În unele cazuri este folosit un pumn. Cum și ce să coase documente, fiecare specialist decide pentru el însuși. Este foarte convenabil să folosiți firuri severe sau un fir de sârmă, în unele cazuri să folosiți fire de lână sau șireturi. Cel mai adesea acestea poartă funcția de decorare. De obicei, rapoartele serioase utilizează un stil mai riguros. Pregătiți documentele în sine și formularul pentru inventar.

Unele subtilități

1. Foile de format mare, de exemplu, A3 sau A2, trebuie, de asemenea, să fie numerotate. Pentru a face acest lucru, este implementat pe deplin și numerotat în conformitate cu regulile generale. Apoi, pliați și leagăn ușor în jurul colțului.
2. Dacă este necesar să coaseți o literă, este deschisă, mai întâi plicul însuși este numerotat, apoi rândul paginilor literei.
3. Coperta documentului nu este numerotată. De asemenea, pagina de titlu nu este numerotată, dacă nu există nici o copertă. Cu toate acestea, a doua foaie este deja numerotată "2".
4. Dacă numărul de coli este mai mare de 250, atunci ele sunt împărțite în volume. Această practică se găsește adesea în instanțe. Fiecare volum trebuie să fie numerotat separat.
5. Cum pot să sculpt documentele dacă nu este posibil să se precizeze numărul foii din partea dreaptă sus sau întreaga coală este ocupată? Acest lucru se găsește adesea, de exemplu, atunci când numerotați fotografii, în acest caz este permisă numerotarea din spate.
6. Dacă numerotarea este greșită, puteți trece cifra. Cu toate acestea, corecția trebuie verificată cu o semnătură.
7. Dacă nu sunt lăsate mai mult de două coli, este permisă utilizarea denumirii literelor pentru paginile pierdute. Numerotarea digitală a documentului principal nu se modifică, însă crește numărul de coli. În acest caz, trebuie să vă avertizați despre această persoană care va accepta documentele.
8. Dacă este necesar să numerotați documentul, care este deja numerotat sau are o numerotare, atunci acesta este numerotat din nou.
9. Dacă foile nu pot fi separate în documentație sau sunt lipite, ele sunt numerotate ca o singură foaie. Acest lucru se întâmplă dacă un document, de exemplu, este lipit de un cec, o fotografie sau zâmbete de ziar. Dar, în același timp, este necesar să se întocmească un inventar, iar în coloana "Notă" sau în inscripție este necesar să se precizeze ce documente au fost lipite, pe ce pagină și ce conținea.

Ce documente sunt cusute cel mai des? În primul rând, documentele constitutive și de instalare. Ele au adesea un volum mic, sunt mai ușor de străpuns cu un șurub, și de a coase cu ușurință. Există mai multe tehnologii pentru cusătură, puteți face două pene, trei sau cinci. Trei găuri sunt opțiunea cea mai comună. Cinci pătrunderi vor fi utile atunci când unele documente au un format mai mic decât restul, o conexiune de cinci puncte va ajuta să le repare mai bine. Se utilizează capsarea în cinci găuri, dacă documentele au o valoare mare, acest lucru va reduce riscul înlocuirii acestora.

Cum să coaseți corect documentele cu fire: instrucțiuni pas cu pas

1. Îndoiți foile într-o grămadă, aliniați marginile.
2. Verificați ordinea foilor.
3. Marcați creionul site-ului perforațiilor viitoare simetric în centrul din partea stângă a colii. Acest lucru se poate face atât pe o foaie, cât și pe toate.
4. Este necesar să se abată de la text cu cel puțin 1,5 centimetri.
5. Etichetele trebuie să fie strict verticală, fiind permisă o distanță de trei centimetri una de cealaltă.

Dacă documentul este suficient de voluminoasă, atunci este mai convenabil să-l străpungă cu un șurub. De obicei porniți de la gaura superioară.

Dacă nu este posibilă utilizarea capacului fabricii, ca în imagine, prima și ultima foaie poate fi lipită cu o bandă subțire de carton pentru a preveni deteriorarea paginilor. Este important să alegeți lungimea corectă a firului, de obicei de la 50 la 80 cm.

Versiunea clasică a firului de cusut - în trei găuri

Să analizăm opțiunea de a coase documentele pas cu pas în trei găuri. Aceasta este opțiunea clasică și cea mai comună pentru depunerea documentelor într-o arhivă sau pentru verificare. Ca și în acest caz, este mai bine să coaseți documente cu fire, este mai bine să vedeți în fotografie.

Acul cu un fir pe care îl pornim sub o mulțime de documente, deducem printr-o deschidere sub numărul doi. Nu trebuie să uităm de o lungime mică de "coadă" de 7-8 cm, este încă utilă. În partea din față ghidăm acul în gaura superioară, apoi întoarcem acul la cel mai mic număr de gaură 3. Apoi, acul "se scufundă" în gaura centrală, ca rezultat, ambele toroane rămân sub limita inferioară. Acum ele pot fi înnodate.

Apoi, documentul este certificat cu siguranță, o foaie de hârtie este lipită, ștampila și semnătura persoanei responsabile sunt plasate în partea superioară. Cum să coaseți corect documentele și să fixați firul nodului, puteți vedea în fotografie.

În plus, pe partea din spate a ultimei coli se încleiază un inventar. Inscripția poate fi făcută manual sau folosind șabloane deja pregătite, ca în fotografie.

Cum de a coase documente în patru găuri?

Tehnologia de firmware din cele patru găuri este aproape identică. Singura diferență este că cusătura documentului pornește de sus în jos. Acest lucru este similar cu o notă de coasere. Doar în acest caz, se repetă în ordine inversă, mai întâi de sus în jos, apoi de jos în sus. Astfel, legăturile sunt omogene fără spații, ca și cum ar fi cusute pe o mașină de cusut gigant.

Cazuri speciale

Uneori puteți conecta documente nu pe verticală, ci pe colț. Practic, acestea sunt documente de raportare financiară care presupun stabilirea de case de marcat, cecuri pe partea dreaptă. Astfel de documente sunt cusute în colț. Etapele sunt aceleași ca în cazul ansamblului standard de documente, doar găurile sunt străpunse la colț. De obicei, există două. Placa este lipită exact în colț. Apoi procedura este aceeași - este certificată și ștampilată.

concluzie

În procesul de pregătire și coasere a unui document, este important să se gândească în prealabil cum să coaseți documentele pentru a evita orice tip de forță majoră. De exemplu, uneori trebuie să faceți o copie a documentelor care au fost deja copiate și inserate în arhivă. Despre astfel de momente este necesar să vă faceți griji în prealabil. De obicei, specialiștii departamentului de personal sau departamentului contabil pot presupune în prealabil ce document trebuie mai întâi trimis prin intermediul unui copiator. Acest lucru simplifică foarte mult munca și economisește timp.