Email automat: cum se face un buletin informativ?

Majoritatea utilizatorilor obișnuiți lucrează cu e-mail direct pe site. Funcționalitatea pe care o oferă este suficientă pentru crearea și primirea de e-mailuri. Dar dacă trebuie să trimiteți aceleași scrisori unui număr mare de persoane, trebuie să trimiteți un anumit mesaj la un moment dat, să continuați să trimiteți scrisori fără participarea persoanei în timp ce se plimba în plajă în vacanță? În astfel de cazuri, tot felul de programe și servicii de distribuție automată ajung la salvare. Ele diferă în funcție de funcționalitate, plătesc / gratuite, caracteristici de locuri de muncă și mulți alți factori, dar ceea ce le unește - nu au nevoie de prezența constantă a unei persoane pentru a funcționa. Expedierea prin poștă poate fi efectuată în permanență cu un interval de reglare diferit.

De ce aveți nevoie de e-mailuri?

Opinia potrivit căreia instrumentul de marketing principal și cel mai eficient este site-ul este departe de adevăr. Majoritatea cumpărătorilor unui produs sau serviciu care vizitează o singură dată o pagină web nu sunt încă pregătiți să ia o decizie cu privire la efectuarea unei achiziții. Motivele pot fi diferite, și nu ultimul loc este uitare banală. Clienții pur și simplu nu-și amintesc că au văzut ceva care le-a atras atenția. Unii potențiali cumpărători trebuie să-și reamintească în mod repetat, până când în cele din urmă fac o cumpărare. Și o scrisoare automată trimisă prin e-mail servește ca un memento.

oportunități mail și servicii

Există multe programe și servicii pentru corespondența automată prin corespondență, atât plătite, cât și gratuite. Funcționalitatea lor nu se limitează la trimiterea de scrisori fără participarea unei persoane, capacitățile sale fiind mult mai largi:

1. Înainte de trimiterea prin poștă în masă, eficacitatea scrisorilor poate fi testată pe un grup selectat de utilizatori, studiind statisticile de trimitere și livrare a acestor scrisori, activitatea clienților după primirea lor.
2. Serviciile vă permit să actualizați în mod regulat lista abonaților, procesând mesajele de service despre erorile de livrare. Astfel, resursele sistemului nu sunt cheltuite pentru acțiuni inutile pentru a trimite mai multe adrese inexistente.
3. Statisticile privind tranzițiile prin linkuri în litere vor ajuta la evaluarea eficacității unei campanii publicitare.
4. Tehnologia încorporată pentru a determina locația abonaților vă va permite să selectați literele pentru trimitere prin poștă, pe baza geografiei.
5. Baza pentru trimiterea de litere poate fi completată cu diverse metode automate, de exemplu, scanarea site-urilor din rețea.

Răspunsurile automate la litere sunt, de asemenea, configurate. Acest lucru va fi util, de exemplu, atunci când plecați. Scriitorul poate fi informat că scrisoarea a fost primită, dar răspunsul la aceasta va fi returnat după ceva timp. Dacă a existat o modificare a adresei de e-mail, este foarte ușor să primiți e-mailuri trimise la vechea adresă - este suficient să configurați redirecționarea. Dar cum să le spuneți tuturor scriitorilor că vechea adresă nu mai este relevantă, iar data viitoare este mai bine să scrieți imediat la altul? Și acest lucru va ajuta la scrierea automată.

Astfel de programe au, de obicei, șabloane de litere tipice care pot fi ușor modificate pentru ei înșiși. Datorită acestei expedieri automate vă permiteți să promovați bunuri și servicii cu timp și bani minime cheltuite pentru publicitate, prelucrare și analiză a corespondenței.

Ce să trimiteți?

Cele mai populare scrisori de salut (de exemplu, după înregistrarea pe resursă) și mulțumiri (de exemplu, pentru o comandă perfectă sau o colaborare pe termen lung cu compania).

Salutările sunt cele mai lizibile scrisori. Oamenii sunt obișnuiți să le vadă, cei mai mulți se deschid în căutarea unor informații utile sau interesante.

Scrisori de mulțumire pot conține informații despre comandă, metoda de livrare, diverse promoții și reduceri de către clientul obișnuit. Toate acestea atrag oamenii, iar asemenea scrisori sunt, de obicei, citite, sau cel putin neasteptate.

Scrierea automată poate oferi produse care însoțesc cele pe care o persoană le-a dobândit sau interesează. Scrisorile vor permite să felicităm, de exemplu, o zi de naștere fericită, oferind o ofertă avantajoasă individuală.

Pentru a lucra cu probleme complexe ale clienților, bineînțeles, vor fi deja necesari experți. Dar întrebările mai simple, datorită literelor automate, pot fi rezolvate în permanență și în modul zilnic atunci când sunt necesare de către utilizatori.

Dintre toate varietățile de programe și servicii, programul Microsoft Outlook este bine cunoscut, astfel că metodele de creare a trimiterilor de e-mail, de răspunsuri automate și de redirecționare a anumitor e-mailuri către alte adrese vor fi luate în considerare numai prin exemplul său.

livrare

Pentru a trimite un mesaj unui grup mare de persoane, nu trebuie să le adăugați manual în lista de adrese de fiecare dată. Pentru a face acest lucru, puteți crea o listă de distribuție. În fila "home" din program, selectați opțiunea "create contact group", apoi specificați un nume pentru acest grup și adăugați membri la acesta. Lista participanților și numele grupului sunt editate sau șterse complet, dacă este necesar. Același contact poate fi membru al unui număr arbitrar de grupuri de utilizatori care vor trimite automat mesaje. Acest lucru economisește mult timp.

E-mail automat: cum se face

Uneori este nevoie să trimiteți o scrisoare automată la un moment dat și în absența expeditorului de la computer. Trimiterea automată a mesajelor Outlook vă permite să faceți acest lucru. Ar trebui să scrieți o scrisoare obișnuită, dacă este necesar, să atașați fișierele necesare, să specificați destinatarii sau lista de discuții și apoi să accesați secțiunea de meniu "Setări". Mai departe, în această secțiune, elementul "întârziere de livrare" este selectat și apoi "nu se livrează". Apoi se stabilesc toți parametrii necesari, inclusiv data și ora trimiterii scrisorii, prezența sau absența notificărilor de livrare și citire și așa mai departe.

După ce specificați toate datele necesare, trebuie să trimiteți scrisoarea. Acesta va fi salvat în dosarul scrisorilor trimise, dar va merge într-adevăr numai la destinatar în ziua și ora specificate. Este important ca în acest moment computerul să fie pornit, programul a fost pornit pe acesta și o conexiune la internet a fost prezentă. Dacă aceste condiții nu au fost create la momentul potrivit, trimiterea automată a scrisorilor va avea loc în momentul în care acestea sunt îndeplinite în cele din urmă. Acest lucru nu este foarte convenabil, dar nu este nimic de făcut.

Trimiterea automată a mesajelor Outlook

Trecerea de la primul destinatar la alte litere poate fi în două moduri - redirecționare și redirecționare. Transmite un mesaj în subiect disting prin prezența Abrevierile FW, dar destinatarul vede la ce adresă de e-mail a fost trimis inițial, și de la ceea ce apoi transmis el. Redirecționarea destinatarului nu este vizibilă, el vede scrisoarea trimisă de primul expeditor.

Managementul expedierii

Puteți configura fie să redirecționați absolut toate e-mailurile, fie să creați reguli care să reglementeze ce și când trebuie să fie transmise. În acest caz, mesajele redirecționate sunt salvate în Inbox. Programul analizează e-mailul trimis și, dacă îndeplinește condițiile specificate în reguli, efectuează acțiunea specificată de această regulă. Poate nu numai trimiterea automată a literelor sau răspunsul la acestea, dar și transferarea acestora într-un anumit dosar, adică sortarea, ștergerea etc.

Pentru a crea reguli pentru procesarea corespondenței primite, trebuie să selectați elementul "Reguli" din fila programului principal. Mai departe, în meniul "reguli și alerte", algoritmii pentru procesarea mesajelor recepționate sunt deja configurați direct.

Interzicerea transmiterii

Unele scrisori nu pot fi redirecționate - acest lucru se întâmplă atunci când expeditorul a stabilit o protecție pentru corespondența trimisă, ceea ce nu permite destinatarului să împărtășească aceste informații altor persoane. Această restricție este eliminată numai de către expeditor, destinatarul nu poate face acest lucru în nici un fel.

De asemenea, în companii, administratorul de sistem poate stabili reguli proprii care restricționează sau interzic întregul transfer de scrisori în afara rețelei de întreprinderi și uneori în interiorul acesteia. Acest lucru este făcut pentru a proteja informațiile corporative.

Răspuns automat

Dacă nu există un destinatar la fața locului din cauza călătoriei de afaceri, a vacanței, a bolii sau din alte motive, pot fi configurate răspunsuri automate la scrisori. Dacă e-mailul este găzduit pe o companie mail, atunci puteți crea și răspunsuri diferite la e-mailurile provenite de la alți angajați ai companiei și la cei primiți din exterior.

Pentru a activa această funcție în meniul programului din secțiunea "fișier", selectați "răspunsuri automate", unde trebuie să selectați "trimiterea răspunsurilor automate". În această secțiune, textul scrisorilor este scris și este indicată perioada în care vor fi trimise aceste răspunsuri. Dacă utilizatorul apare în rețea înainte de sfârșitul acestei perioade, acesta va fi îndemnat să oprească funcția.

Pe durata răspunsului auto, puteți seta regulile de procesare a poștei, de exemplu, pentru a le transmite celorlalți angajați ai companiei care pot rezolva problemele care apar și așa mai departe.

Un ajutor detaliat este disponibil în program, precum și ponturile Ajută la evitarea greșelilor comune în timp ce lucrează cu el.