Lista de verificare - ce este asta? Cum pot compila o listă de verificare?

Să fii în timp să faci totul, să uiți nimic și să nu faci o greșeală! Veți fi surprins, dar cu astfel de gânduri mulți oameni moderni merg să doarmă sau să se ridice dimineața. Ce metode și mijloace nu sunt folosite pentru a spori productivitatea profesională și personală. Cineva pune ceasuri deșteptător și mementouri pe dispozitivele electronice personale, cineva "în mod vechi" paste totul în jurul lui cu autocolante colorate. Dar există, de asemenea, o opțiune cu adevărat convenabilă care funcționează - check-list. Ce este acesta și este acest instrument magic pentru toată lumea?

Liste de bilete verificate în zboruri

Se crede că inițial listele de verificare au început să fie utilizate în aviație. Controlul aeronavei include o serie de operațiuni complexe într-o anumită ordine. Și fără un sistem de mementouri, chiar și un pilot experimentat cu un asistent poate face o greșeală, iar erorile în astfel de chestiuni pot avea consecințe totale. De aceea, ca aviatori suplimentari de "asigurare" pentru fiecare zbor li se oferă o listă de verificare. Ce este asta? De fapt, lista cuprinzând acțiunile individuale necesare pentru realizarea, în acest caz organizate în ordinea corectă. Deoarece această unealtă funcționează perfect în aviație, ea a fost folosită și de civili, ale căror profesii sunt departe de aviație.

Cine va fi liste de verificare utile și pentru ce?

Remediile zilnice sunt utile pentru oricine dorește să sporească productivitatea personală. Managementul timpului este un domeniu al cunoașterii, principiile și tehnicile de bază ale cărora pot fi utilizate la fel de eficient de către un lider, un antreprenor de început și orice gospodină. Numai specificul se schimbă, deoarece fiecare tip de activitate are propria specificitate. În versiunea sa standard, lista de verificare este o listă de acțiuni și sarcini. Dar dacă este necesar, o puteți face sub forma unei liste a unor elemente individuale. Multe dintre acestea sunt liste de cumpărături - și, de fapt, aceasta este, de asemenea, o listă de verificare, precum și orice rețetă culinară, înregistrată într-o coloană sub forma unui set de componente cu recomandări pentru dozare. Apropo, practic, în toate unitățile de catering, astfel de mementouri atârnă în bucătărie pentru bucătari, astfel încât să se poată găti mai repede, folosind ponturi privind greutatea porțiunii și a fiecărui produs specific folosit într-o anumită fel de mâncare. Cel mai adesea lista de verificare este creată pentru o singură persoană, dar dacă o anumită sarcină este rezolvată de un grup de persoane, lista va ajuta de asemenea. În acest caz, este necesar ca rubrica de afaceri / final să fie ruptă în subclauze, fiecare dintre acestea fiind executate de un singur angajat. Apoi, fiecare sarcină este atribuită unui anumit interpret și, dacă este necesar, îl pictează el însuși în etape în lista de verificare personală.

Reguli generale de elaborare

Dacă doriți să deveniți mai productivi și să gestionați mai mult fără agitație inutilă, este timpul să încercați să faceți prima listă de verificare. Un astfel de plan ar trebui să aibă o structură clară și un aspect atractiv. De asemenea, este de dorit să observați o secvență temporală (puteți să o abandonați dacă toate sarcinile sunt nelimitate). Evitați paragrafele lungi, este de dorit ca fiecare sarcină să fie exprimată în 3-4 cuvinte și să folosiți verbe. Cum compilați o listă de verificare care va funcționa? Este simplu - alegeți un format potrivit pentru dvs.: hârtie, o notă din telefon sau un fișier de pe computer. În total, ar trebui să aveți două coloane, primul număr va fi înregistrat și sarcina însăși va fi formulată, iar în cea de-a doua va fi plasată o marcă de verificare pe măsură ce se execută. Experții recomandă să nu se șteargă afacerea făcută, și anume să le marcați cu mărci sau cruci.

Formați sarcinile corect

Pentru ca lista dvs. de verificare să înceapă să funcționeze într-adevăr, este important să învățați cum să formulați corect sarcinile. Cazurile care se desfășoară în mod regulat nu pot fi descrise în paragrafe, însă sarcinile și instrucțiunile unice ar trebui împărțite în sub-elementele. De exemplu: este de dorit să înregistrați negocieri cu noi clienți cu cel puțin 3 notații, subliniind acele subiecte pe care trebuie să le discutați. Dacă trebuie să trimiteți un raport zilnic, scriem o sarcină cu un singur element. Asigurați-vă că scrieți tot ce puteți să uitați. Pentru a reduce timpul de desfășurare a afacerii, puteți de asemenea să faceți note detaliate în lista de verificare, de exemplu, introduceți informațiile de contact ale celor cu care intenționați să contactați.

Sfaturi utile

Unii planificatori de afaceri sunt sfătuiți să scrie în lista de verificare ca și cum ar exista deja. În consecință, nu este necesar să scrieți "helllip", ci "hellip-.complex!". Aceasta este o recepție destul de eficientă în ceea ce privește psihologia, dar va dura ceva timp ca să vă obișnuiți. De asemenea, este convenabil să se utilizeze un sistem de marcare. Alegeți cea mai convenabilă opțiune pentru dvs.: marcaje de text, subliniere. Încercați însă să nu vă implicați în alocare, altfel veți obține o listă de verificare prea colorată și luminată. Completarea listei de sarcini trebuie efectuată într-o singură culoare, iar pentru selecție nu mai mult de două culori, marcând cel mai important lucru.

Nu încercați să prindeți totul

O întrebare populară în rândul celor care au început să lucreze cu listele de cazuri: lista de verificări - care este acesta, un plan de lucru pentru o săptămână sau unul zilnic? Obiectivele și acțiunile pe termen lung trebuie înregistrate separat. Lista de verificare este o mini-listă, calculată pentru o zi. Numărul total de articole nu trebuie să depășească 20. În caz contrar, fie nu reușiți, fie sunteți copleșiți, iar aceste două opțiuni nu au nimic de-a face cu productivitatea. Realizarea unei liste de verificări poate deveni un ritual regulat de seară sau de dimineață. La sfârșitul zilei, este timpul să priviți lista și să vedeți dacă toate cazurile au fost finalizate în cantitatea potrivită.

Verificarea este necesară

Deci, să presupunem că ați terminat compilarea primei liste de verificare. Ce trebuie să faceți în continuare? Este simplu, acum este momentul să îl citiți cu atenție și să îl verificați. În primul rând, este important să nu uitați nimic și să nu pierdeți. În al doilea rând, în timpul verificării, puteți ajusta ceva și adăugați-l dacă este necesar. Și numai dacă totul ți se potrivește, poți să iei o listă de verificare pentru a lucra. Încercați să nu uitați să puneți în timp util note cu privire la implementarea lucrării. Dacă vă pare că crearea listelor de verificare este lungă și dificilă, ne grăbim să vă descurajăm. Pentru comoditate, puteți stoca anumite șabloane, de exemplu, liste pentru colectarea de lucruri pe o călătorie de afaceri sau sarcini de bază pentru fiecare zi (cu condiția să fie repetate). În medie, completarea listei de verificări nu durează mai mult de 10-15 minute împreună cu verificarea, este important să alegeți doar un moment în care tu și nimeni nu va fi distras.

Instrument pentru analiză

Lista de verificare nu este doar un instrument de amintire și de creștere a productivității. De asemenea, puteți utiliza liste de sarcini în mediul corporativ. Managerul poate face liste de verificare pentru subordonații săi și cu ajutorul lor monitorizează și controlează procesul de îndeplinire a sarcinilor. Acest instrument va fi util și în cazul în care începeți să lucrați singur, căutând cele mai potrivite metode și opțiuni pentru distribuirea activității zilnice. În acest caz, este necesar, de asemenea, să verificați zilnic numărul sau procentul de cazuri completate și sarcinile nerezolvate și apoi să creați un nou program în ziua următoare pe baza rezultatelor. Se pare că întrebarea: "Listă de verificare - ce este?" Se poate răspunde după cum urmează: un instrument pentru creșterea și evaluarea productivității.